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Die Vorbereitung zum ersten Besuch in einem Archiv

Bei meinen Besuchen in den Archiven erlebe ich es immer wieder, dass ein enthusiastischer Forschungsneuling sich etwas unbeholfen ins Abenteuer Ahnenforschung stürzt. Aus langjähriger Erfahrung mit verschiedensten Archiven gebe ich gerne die folgenden Tipps mit auf den Weg, die auch für erfahrene Forscher hilfreich sein können, wenn sie ein ihnen bisher unbekanntes Archiv besuchen:

Die richtige Vorbereitung ist das A und O: Meist haben Archive nur wenige Stunden am Tag geöffnet, also sollte man die Zeit auch bestmöglich nutzen.

Anmerkung: „Archiv“ steht hier stellvertretend für alles staatlichen, kirchlichen und privaten Archive sowie Kirchengemeindebüros, Bibliotheken bzw. sonstigen Einrichtungen, die ahnenforschungsrelevante Unterlagen oder Daten besitzen und für Forschungszwecke zur Verfügung stellen. An dieser Stelle kann leider nur verallgemeinert werden und nicht auf die Bedürfnisse aller Forscher und die Besonderheiten jedes Archivs eingegangen werden.

Hausaufgaben machen! Zu allererst festlegen, wonach genau gesucht wird. Welche Angaben (Namen, Ortsangaben und Daten) sind bekannt und welche Lücken sollen geschlossen werden?

Zuerst muss bestimmt werden, in welchem Archiv sich die benötigten Kirchenbücher, Akten, Dokumente, Unterlagen, etc. befinden. Im Internet oder in Fachliteratur lassen sich im Vorfeld viele Informationen über das Archiv finden.

Man sollte sich aber nicht unbedingt blind darauf verlassen, dass Angaben im Internet oder Büchern immer aktuell sind. Mit einem kurzen Anruf lassen sich potentielle Probleme beim Archivbesuch meist schon im Vorfeld aus dem Weg schaffen. Manchmal vermeidet man sogar möglicherweise so einen unnötigen Archivbesuch. So gilt es vorab zu klären:

  • Ist dies das richtige Archiv wenn die Vorfahren aus dem Ort XY kommen? Falls nein, welches Archiv ist sonst zuständig?

  • Liegen zum Beispiel Kirchenbücher zentral in einem Archiv oder noch in der jeweiligen Kirche?

  • Welchen Zeitraum decken die vorhandenen Quellen ab?

  • Darf man dort persönlich forschen oder werden Forschungen nur von einer autorisierten Person durchgeführt?

  • Ist es notwendig, einen Termin zu machen oder kann man jederzeit ohne Reservierung ins Archiv kommen?

Wenn erfolgreich geklärt wurde, dass dies das richtige Archiv ist, kann gleich der Archivbesuch vorbereitet werden:

  • Ist eine Bestellung der Archivalien notwenig? Wie läuft der Bestellvorgang ab? Können sie im Voraus bestellt werden? Wenn ja, reicht telefonisch oder muss dies schriftlich geschehen? Was ist sonst noch hierfür notwendig?

Aus organisatorischen Gründen sind die Bestände der größeren Archive meist in Bestandsgruppen sortiert und deren Inhalte mit Signaturen versehen. Erklärungsbeispiel: Alle Kirchenbücher einer Kirchengemeinde bilden eine Bestandsgruppe. Die Signaturen sind die Kennzeichnung der einzelnen Kirchenbücher innerhalb dieses Bestandes. Es kann sein, dass diese Angaben für die Bestellung notwendig sind.

  • Wie häufig am Tag können Archivalien bestellt werden? Gibt es eine feste Uhrzeit, bis wann Bestellungen für den gleichen Tag abgegeben werden müssen? Gibt es eine Begrenzung in der Anzahl der Archivalien, die pro Tag bestellt werden können?

Manche Archive beschränken die Anzahl der Archivalien auf 10 oder 15 Stück pro Benutzer und Tag. Benutzer mit weiterer Anreise haben manchmal etwas mehr Spielraum. Viele Archive haben eingeschränkte Bestell- und Ausgabezeiten. Erklärungsbeispiel: Bestellung muss bis 11:00 Uhr abgegeben werden, die Ausgabe der Unterlagen erfolgt erst um 15:00 Uhr. Diese Faktoren können den benötigten Zeitaufwand beeinflussen, so dass unter Umständen ein zweiter oder dritter Forschungstag eingeplant werden muss.

  • In welcher Form liegen die Archivalien vor? Als Original, das heißt es kann direkt im Kirchenbuch geforscht werden?

  • Als Mikrofilm oder Mikrofiche? Müssen hierfür spezielle Lesegeräte reserviert werden?

  • Ist das Anfertigen von Fotokopien möglich? Können diese eigenständig angefertigt werden oder gibt es dafür einen hausinternen Kopierdienst? Wie sind die Kosten hierfür und wie lange dauert dieser Service? Ist das Abfotografieren der Dokumente erlaubt?

  • Wer mit Laptop ins Archiv geht sollte sich im Vorfeld erkundigen, ob es genügend Steckdosen gibt oder ob es ratsam ist, eine Verlängerungsschnur bzw. einen Doppelstecker mitzubringen.

Zu guter Letzt sollten (bei Bedarf) noch folgende Punkte geklärt werden:

  • Die Archivadresse und Öffnungszeiten überprüfen. Achtung: Manche Archive schließen zur Mittagszeit und die Forscher müssen während der Mittagspause das Archiv verlassen.

  • Was kostet die Archivbenutzung?

  • Erreiche ich das Archiv mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Gibt es Parkplätze direkt am Archiv oder gibt es alternative, kostenfreie Parkmöglichkeiten in Archivnähe?

  • Wer eine weite Anreise hat und Gepäck dabei hat sollte prüfen, welche Aufbewahrungsmöglichkeiten es gibt. Viele Archive haben einen Garderobenbereich, wo in Schließfächern Jacken und Taschen weggeschlossen werden können/müssen.

  • Ein Forschungstag kann lang werden und leider bieten nur wenige Archive einen Kaffee- oder Getränkeautomaten. Denken Sie an Ihre Verpflegung, falls es keine Cafés, Restaurants oder Geschäfte in der Nähe des Archivs gibt.

Bei Forschungen in Archiven im Ausland empfiehlt es sich, eine Ansprechperson im Archiv ausfindig zu machen, mit der man sich verständigen kann. Mit dieser Person sollte dann eine feste Verabredung getroffen werden. Auch sollte geprüft werden, dass diese Ansprechperson während des gesamten Aufenthalts in dem Archiv anwesend ist, falls Fragen auftreten.

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